내부 감사나 조사를 위해 이메일, 메신저, 출입기록 등 임직원 자료를 확인할 때는 조사 목적과 범위를 먼저 정하고 필요한 자료만 수집해야 합니다. 회사가 해당 정보를 보유·이용할 근거와 고지 내용, 접근 권한을 점검하고, 조사 담당자와 승인 절차를 분리하는 것이 바람직합니다. 조사 범위와 접근 권한의 통제가 핵심입니다.
개인정보나 사생활 관련 정보가 섞일 수 있으므로 관련 없는 자료의 열람을 줄이고 보관 기간과 파기 방법을 정해야 합니다. 자료를 복사하거나 외부 전문가에게 제공할 때는 보안약정과 전달 기록을 남기고, 조사 대상자에게 소명 기회를 부여하는 절차도 마련할 필요가 있습니다. 실제 사건에서는 취업규칙, 개인정보 처리 기준, 보안정책과 수집 자료 목록을 함께 검토해야 합니다.